RGR Travel & Event AB, Skellefteå
RESEPOLICY
Resereglemente och policy för grupp- och tjänsteresor
Detta dokument reglerar resor vid RGR Travel & Event AB. Resor innebär kostnader, samtidigt som de påverkar vår gemensamma miljö. Det är därför viktigt att varje medarbetare överväger resfria möten när dessa kan ses som ett fullgott alternativ till det fysiska mötet. Målet är att samtliga tjänsteresor ska ske så kostnadseffektivt och miljömedvetet som möjligt.
Tjänsteresor får ske i enlighet med instruktioner från närmaste chef. Utrikesresor ska alltid godkännas av vd.
Samtliga medarbetare vid RGR Travel & Event AB har ett ansvar att se till att resandet och boendet sker så kostnadseffektivt som möjligt men att rimliga krav på bekvämlighet och säkerhet uppfylls under tjänsteresan. Resor ska alltid kunna motiveras av affärsmässiga skäl.
1. Allmänt
Överväg alltid resfria möten. Resor via tåg, bil och flyg har en miljö-, tids- och kostnadspåverkan. Därför bör webbmöten och andra former av digitala mötesformer övervägas. Dock ska det fysiska mötet vara ett naturligt alternativ när så krävs.
2. Reseplanering och bokning
Samtliga medarbetare som reser i tjänsten har skyldighet att planera sitt resande, så att eventuellt rabatterade biljetter samt företagets redan upphandlade avtal kan utnyttjas.
RGR Travel & Event AB har ett samarbetsavtal med SJ Internatinal, England och XLNT, Skellefteå – resor och hotell bokas genom dem. Varje medarbetare som reser i tjänsten ansvarar själv för bokning och eventuell avbokning av resa och hotell.
Leverans av färdhandlingar
I normala fall via post men mest nyttjande via utnyttjande av t.ex. biljettlöst resande, s.k. E-ticket.
Via biljettautomater vid SJ järnvägsstationer (gäller endast SJ-biljetter).
Avhämtas vid respektive flygbolag på flygplats.
Medarbetaren ombesörjer själv att pass och eventuellt visum är giltigt. Observera att det till vissa länder kan behövas flera dagar för att få ett visum, var därför ute i god tid. Du ska alltid ta med pass eller EU-legitimation på utlandsresor, även om du reser inom EU. Du måste kunna legitimera dig som EU-medborgare.
3. Val av färdmedel och hotell
Färdmedel
Allmänna kommunikationer ska utnyttjas i första hand. De medarbetare som har tjänstebil ska i möjligaste mån använda den (vilket vi för tillfället inte har). Vid val av färdmedel och färdsätt ska (utifrån varje resesituation) det som är mest fördelaktigt för bolaget användas. Beakta såväl kostnader som tidsekonomi och miljöpåverkan. Vid flygresor gäller alltid ekonomiklass. Vid tågresor nyttjas budgetklass. Taxiresor får endast ske i mån av behov – kostnaden ska ersättas via reseräkning. Behövs hyrbil ska liten bil bokas i första hand.
Hotell
Vi bor på hotell av motsvarande tre- eller fyrstjärnig standard. Vi utnyttjar i första hand de hotell där vi har avtal om särskilda priser.
4. Betalning
Resor som bokas via våra partners, andra leverantörer, ska faktureras RGR Travel.
5. Ersättning vid tjänsteresa
Alla utlägg ska tas upp på reseräkning. Eventuella traktamenten tas också upp på reseräkning.
6. Resor, konferenser, utbildning, studieresor och studiebesök
● Ska alltid planeras och dokumenteras med schema, studiebevis, etc ha ett affärsmässigt syfte och vara till nytta för företaget.
● Ska alltid ha minst sex timmars program per dag, exkl. för resdagarna.
● Ska alltid ha ett direkt samband med vår verksamhet eller utvecklingen av den.
● Resor ska bokas så lång tid i förväg som möjligt utan risk för fördyrande ombokning
7. Restidsersättning
Utges inte till medarbetare som ej har rätt till över-/mertidsersättning. Undantagen är även den i vars arbete det ingår tjänsteresor av betydande omfattning och där det inte särskilt är överenskommet att restidsersättning ska utges.
8. Säkerhet
Säker bilkörning förutsätter att trafikregler och regler för användning av mobiltelefon följs. Ersättning för parkering i tjänsten betalas av respektive företag. Parkeringsböter betalas av respektive medarbetare.
I övrigt gäller de regler och riktlinjer som är gällande enligt lag och det kollektivavtal som den enskilda verksamheten lyder under.
9. Övrigt
I de fall mötet på annan ort äger rum på en fredag eller måndag och det finns weekendbiljetter att tillgå som är minst 20 % billigare än reguljär biljett, kan RGR Travel & Event AB betala hotell för weekenden. Detta förutsagt att totalkostnaden blir lägre än för en reguljär biljett. Traktamente utgår ej för dessa dagar så länge inte arbete kan styrkas. Risk för skatteförmån kan finnas.
RGR Travel & Event AB riskerar inte eventuella förmåner och därtill extra arbetsgivaravgifter i dessa lägen. Därför ska dessa upplägg användas mycket restriktivt.
En resepolicy är ett sätt att sänka kostnaderna för företaget. Färdigförhandlade företagsrabatter är ett annat sätt att spara pengar.
Policyn antagen den 1 februari 2019
RGR Travel & Event AB
Rolf Rundström
info@rgr.nu